Tabuik

Pendahuluan

Indonesia memiliki beraneka ragam budaya yang merupakan kekayaaan bangsa. Keanekaragaman budaya ini perlu dilestarikan dan dikembangkan secara terus menurus guna meningkatkan pembangunan ketahanan budaya. Ragam budaya itu adalah suatu cerminan sikap dan pola hidup masyarakat secara turun-temurun. Nilai-nilai yang terkandung di dalamnya sudah menjadi warisan yang sangat berharga pada masyarakat pendukungnya.

Usaha pembangunan dan modernisasi telah menghadapkan kita secara langsung dengan masalah kebudayaan Indonesia dan proses kebudayaan kita memperbaharui diri kita dalam menjawab tantangan-tantangan kehidupan modern. Peghadapan itu telah menimbulkan suatu diskusi penting dikalangan umum tentang perlunya kita mempertahankan kepribadian kita dalam menghadapi perubahan-perubahan sosial yang sangat luas dan mendalam sekarang ini, serta dalam menghadapi pengaruh kebudayaan luar negeri dalam berbagai bentuk, termasuk gaya hidup, pola konsumsi, teknologi dan ilmu pengetahuan.

Disamping itu disadari bahwa karena di dalam masyarakat yang plural, baik dilihat rasio sudut suku bangsa, golongan agama dan daerah, dimana golongan-golongan yang ada tidak sama kemampuan dan kecepatannya untuk menyesuaikan diri, masalah persatuan bangsa merupakan suatu masalah yang terus-menerus memerlukan perhatian dan usaha yang efektif. Maka segala aspek ini bertemu dalam usaha untuk merumuskan suatu strategi kebudayaan yang mampu membimbing proses modernisasi dan pembangunan sehingga menjaga dan memperkuat kepribadian nasional, kontinuitas kebudayaan, dan kemampuan kita untuk berdiri di atas kaki sendiri, sekaligus dengan memperkuat kesatuan nasional  

Seperti halnya upacara Tabuik, mewakili cerminan sikap dan pola hidup masyarakat Pariaman. Nilai-nilai yang terkandung di dalam setiap rentetan alur pelaksanaan maupun simbol upacara tersebut menjadi hal yang penting bagi masyarakat setempat. Tabuik atau lengkapnya upacara Tabuik adalah adalah salah satu tradisi sosial keagamaan masyarakat minangkabau, khususnya di wilayah Padang Pariaman. Substansi tradisi ini bersumber dari suatu peristiwa yaitu kisah mati syahid Husein Bin Abi Thalib (cucu Nabi Muhammad SAW yang kemudian biasa disebut Husein) dalam perang melawan Raja Yazid Bin Muawiyah di negeri Syam di Padang Karbala yang terjadi pada bulan Muharram tahun 61.

Seni tradisional Minangkabau berarti ungkapan rasa keindahan yang bersumber dari kebiasaan adat dan budaya orang Minangkabau. Rasa indah itu bagi masyarakat Minangkabau biasanya bersumber dari alam sekitar, dan ada juga bersumber dari kejadian atau peristiwa yang  terjadi di sekitar lingkungan masyarakat. Contohnya saja Upacara Tabuik yang dilakukan di Pariaman setiap tanggal 1 – 10 Muharram sebagai peringatan tabuik untuk memperingati kisah kesyahidan Imam Husein cucu Nabi Muhammad SAW.

Orang Minang pada umumnya menyebutkan kata Tabuik berasal dari kata Tabut dan orang Pariaman khususnya melafazkan Tabuik. Ini disebabkan pengaruh dialek Minang dimana konsonan akhir huruf “t” akan dilafalkan “ik” seperti takut menjadi takuik, larut menjadi laruik dan sebagainya.

Menurut beberapa sumber Tabuik adalah peti kayu yang dilapisi emas. Sedangkan menurut W.j.S Poerwadarminta dalam Ernatib, 2001 : 14 pada Kamus Besar Bahasa Indonesia Tabuik atau Tabut adalah sebuah peti yang terbuat dari anyaman bambu yang diberi kertas berwarna, kemudian dibawa arak-arakan pada hari peringatan Hasan dan Husein tanggal 10 Muharram. Upacara Tabuik sekarang telah menjadi agenda tahunan tradisi masyarakat Padang Pariaman setiap tanggal 1-10 Muharram.

Selanjutnya Muhammad Idrus Al Marbawi dalam kamus bahasa arab mengatakan, Tabuik berasal dari bahasa Arab Melayu yang artinya peti atau keranda yang dihiasi bunga-bunga dan kain berwarna-warni dan kemudian dibawa berarak-arak keliling kampung. Sedangkan pengertian Tabuik di Pariaman adalah sebuah keranda yang diibaratkan sebagai usungan mayat Husein Bin Ali yang terbuat dari bambu, kayu rotan yang dihiasi bunga-bunga “salapan”. Pada bagian bawah Tabuik terdapat seekor burung Buraq berkepala manusia dan pada bagian atasnya terdapat satu tangkai bunga salapan yang disebut sebagai puncak Tabuik.

Secara harfiah Tabuik berarti peti atau keranda yang dihiasi bunga-bungaan dan dekorasi lain yang berwarna-warni dan kelengkapan lain yang menggambarkan Buraq (hewan kuda yang berkepala manusia). Secara simbolik, Tabuik menyimbolkan kebesaran Allah SWT yang telah membawa terbang jenazah imam Husein ke langit dengan Buraq tersebut sebagai medium yang meninggal secara mengenaskan saat terjadi perang di Karbala, Madinah.

Tradisi ini bersifat kolosal, karena melibatkan banyak orang, mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan dan tahap akhir pada penyelesaian puncak acara. Keterlibatan kelembagaan maupun pemerintah daerah, masyarakat setempat, juga pihak lain dari luar daerah pariaman mempunyai andil cukup besar dalam berlangsungnya upacara Tabuik. Secara kuantitas upacara Tabuik merupakan keramaian sosial yang terbesar di wilayah Padang Pariaman.

Keterlibatan banyak personil dan lembaga hal ini menunjukkan bahwa acara ini senantiasa menjadi agenda tetap yang dinanti-nanti seluruh masyarakat Pariaman. Secara kualitas, Tabuik merupakan ruang sosial keterlibatan ninik mamak, alim ulama, cerdik pandai dan anak nagari semua ini menunjukkan bahwa Tabuik telah menjadi media sosial yang paling efektif bagi eksistensi unsur-unsur sosial budaya dalam masyarakat.

Terkait dengan pemeliharaan aset budaya dan pengembangan kebudayaan itu sendiri, tradis i Tabuik dapat mendorong terpeliharanya nilai budaya Minangkabau di tengah masyarakat Padang Pariaman. Alasannya upacara Tabuik dianggap mengandung nilai implementasi filosofi budaya adat basandi syarak, syarak basandi Kitabullah , karena maksud dan tujuan (Hakekat) diselenggarakan tradisi ini yaitu untuk meminta keselamatan, ridha dan berkah dari Allah serta pernyataan syukur atas segala anugerah yang diberikanNYA. Tabuik merupakan salah satu upacara tradisional yang masih tetap eksis dilakukan.

 

 Hal ini mengingat nilai-nilai yang terkandung dalam sangat bermanfaat bagi masyarakat. Berdasarkan latar belakang masalah sebagaimana telah dipaparkan di atas maka ada beberapa hal yang akan menjadi tujuan penulisan karya ini adalah sebagai berikut:

»    mengetahui makna simbol dalam upacara Tabuik di Pariaman

»     menemukan nilai-nilai filosofis yang terkandung dalam simbol-simbol yang dipergunakan dalam upacara Tabuik.

Ruang lingkup bahasan dalam karya ini adalah mengkaji nilai-nilai luhur yang tertuang dalam makna simbolik upacara Tabuik secara filosofis. Untuk memperoleh pembahasan yang terarah dan mendalam pengumpulan data dipusatkan atau dibatasi pada hal tersebut.

 

Pembahasan

Sejarah Terjadinya Upacara Tabuik

di Pariaman

Di daerah Pariaman terdapat suatu tradisi yang sangat unik dan langka yang hingga saat ini masih tetap eksis dilakukan oleh masyarakat setempat. walaupun dalam pembuatannya tidak butuh dana yang sedikit. Namun semua itu tidak mematahkan semangat penduduk setempat terlebih anak nagari Pariaman. Tradisi yang dimaksudakan adalah “upacara Tabuik”. Upacara ini digelar setiap bulan Muharram berlangsung dari Tanggal 1-10 Muharram.

Jadwal acara ini umumnya terbagi dua yaitu 5 hari pertama digunakan untuk membuat perangkat Tabuik, dan 5 hari berikutnya adalah periode pelaksanaan prosesi upacara Tabuik yang berakhir pada penghanyutan perangkat Tabuik di pantai Gondariah, Padang Pariaman.

Perayaan Tabuik di Pariaman berasal dari Bengkulu yang dibawa oleh bangsa Cipei atau keling yang dipimpin oleh Imam Kadar Ali. Bangas Cipei itu sisa dari pasukan Inggris di Bengkulu. Sesuai dengan perjanjian antara Inggris dan Belanda yang dikenal dengan Traktat London thun 1982, maka Belanda mengambil alih daerah Bengkulu dari tangan Inggris dan saat itu mereka terpecar-pencar bahkan ada yang sampai ke Pariaman.

Kemudian pembuatan dan pembinaan Tabuik di Pariaman dikembangkan oleh muridnya bernama Mak Sakarana dan Mak Sakaujana, merupakan orang yang mempelopori Tabuik Pasar dan Tabuik kampung Jawa. Tabuik Pasar melahirkan Tabuik Cimparuh, Bato dan Karan Aur, sedangkan Tabuik Kampung Jawa melahirkan Tabuik Pauh, Jati, Sungai Rotan.

Perkembangan selanjutnya adalah pada masa kolonial Belanda, perayaan Tabuik terus dipertahankan dan diadakan serta dijadikan permainan anak nagari. Hal ini terbukti dengan adanya kebijakan pemerintah kolonial Belanda memberi tempat pada adat istiadat dan budaya tradisional daerah seperti upacara Tabuik untuk terus berlangsung di masyarakat pribumi, dengan memberikan bantuan dan untuk penyelenggaraan upacaraTabuik.

Pada masa kolonial Belanda perayaan Tabuik digalakkan sehingga Tabuik yang tampil sampai 12 buah. Perayaan Tabuik pada masa itu bertujuan untuk menunjukkan kekuasaan. Melalui perayaan Tabuik akan terjadi perkelahian antara anggota Tabuik dan akhirnya mereka juga yang menyelesaikannya. Perayaan Tabuik dijadikannya sebagai media untuk mengadu domba rakyat sesuai dengan politik etisnya yaitu memecah belah bangsa Indonesia.

Setelah kemerdekaan republik Indonesia . Perayaan Tabuik tidak rutin diselenggarakan, mengingat situasi dan kondisi yang tidak memungkinkan namun waktu dilaksanakan masih bersifat ritual, sehingga dinamakan Tabuik adat yang disakralkan. Ini terlihat pada permulaan pelaksanaan perayaan Tabuik selalu dilaksanakan acara selamatan yang dipimpin oleh pewaris atau pawang masing-masing Tabuik.

Pada Tahun 1969 sampai 1980 perayaan Tabuik terhenti, hal ini disebabkan situasi yang tidak memungkinkan untuk diadakan, disamping tidak adanya keinginan masyarakat untuk melaksanakan, karena adanya perkelahian masal yang menggangu ketentraman kota.

Perayaan Tabuik dihidupkan lagi Tahun 1980, yaitu pada masa Pariaman dipimpin oleh Anas Malik, mengingat pembiayaan Tabuik Pasa dan Tabuik Subarang. Kedua Tabuik itu sampai sekarang bertahan untuk ditampilkan pada saat upacara Tabuik berlangsung. Pada saat itu Tabuik lebih ditekankan pada bidang pariwisata, sehingga dinamakan Tabuik adat, wisata dan pembangunan.

Makna Simbol dalam Upacara Tabuik: Sebuah Analisis Filosofis

Secara etimologis kata “simbol” maupun simbolisasi berasal dari kata sumballo atau sumballen yang artinya adalah: berwawancara, merenungkan, memperbandingkan, bertemu, melemparkan menjadi satu. Di samping itu, simbol-simbol berperan dalam upacara karena sebagai alat penghubung antara sesama manusia dan antara manusia dengan benda, juga sebagai lat penghubung antara dunia nyata dengan dunia yang gaib.

Dalam pengertian antara simbol dan lambang sering dibuat ambigu pengertiannya. Pemahaman tentang simbol sering disamakan arti dan pemahamannya dengan lambang, meskipun pada prinsipnya semua simbol adalah merupakan bagian dari tanda yang memiliki makna, namun tidak semua dari tanda tersebut dapat mewakili adanya sebuah simbol. Dalam kehidupan bermasyarakat simbol itu dinyatakan dengan berbagai macam hal, misalnya dengan model pakaian, rambut, riasan dan sebagainya.

Segala sesuatu apapun itu yang terlihat menarik elegan dan berkelas akan memperlihatkan sebuah nilai simbolik yang tinggi.

Sehubungan dengan penciptaan simbol sebagai ciri khas manusia di dalam wujud kebudayaan, seperti yang dikatakan oleh. Simbol terjadi karena manusia adalah animal simbolicum , itu berarti karakteristik yang paling mendasari dari semua kegiatan manusia adalah proses simbolisasi. Salah satu wujud rasa budaya manusi adalah timbulnya rasa seni dalam setiap sanubari kita masing-masing seni rupa, musik, drama, tari dan lain sebagainya. Dunia seni adalah merupakan apresiasi dari tingkah laku dan pengalaman.

Dalam konteks pemaknaan tentang simbol dalam upacara Tabuik, terkandung unsur-unsur perlambangan yang secara umum dapat dilihat sebagai berikut:

» Berantam maksudnya mengadakan musyawarah, mengemukakan ide atau gagasan. Barantam/musyawarah mengandung makna bahwa dalam kehidupan bermasyarakat untuk menyelenggarakan sesuatu terlebih dahulu dimusyawarahkan. Selain itu artinya adalah mensosialisasikan budaya musyawarah pada generasi selanjutnya serta terbina kekompakan sesama masyarakat.

» Maarak panja /jari-jari, artinya adalah mengarak jari-jari yang diletakkan pada alat yang bernama panja, alat yang digunakan menunjukan simbol bahwa manusia hendaknya punya rasa malu pada diri sendiri, malu pada orang lain, dan malu pada pencipta.

» Maarak sorban melambangkan kebesaran dan penghormatan terhadap seorang pemimpin. Sorban biasanya dipakai oleh seorang kyai atau syeh. Menggambarkan bahwa orang yang memakai sorban mempunyai kedudukan yang lebih tinggi dalambidang keagamaan.

» Tabuik naik pangkat artinya melambangkan persatuan. Walaupun terdiri dari bermacam suku, bahasa, agama, keturunan tetapi tetap satu kesatuan.

» Ma-oyak tabuik adalah suatu pekerjaan yang penuh resiko, mereka tidak peduli dengan apa yang terjadi melambangkan bahwa suatu perbuatan hendaklah dilakukan dengan ikhlas, ingatlah bahwa Allah selalu memberi berkah terhadap orang yang ikhlas melakukan suatu perbuatan.

» Membuang Tabuik, yaitu memberi sesajen. tabuik di anggap sebagai sesaji yang akan di persembahkan untuk penghuni pantai barat Sumatera ( makhluk gaib) dengan maksud memberi perlindungan kepada manusia yang berada di sekitar pulau tersebut.

Dalam setiap kegiatan peringatan atau upacara-upacara itu menunjukkan sikap religiusitas batiniahnya, manusia mencoba untuk berusaha sebisa mungkin merenungkan setiap barang atau benda, peristiwa-peristiwa (kejadian-kejadian), keadaan suka maupun duka yang selama ini dialaminya. Manusia dan masyarakatnya mampu melakukan ini dalam rangka eksistensi diri mempertahankan kelanggengan kehidupannya. Perenungan terhadap hal semacam ini di namakan sebagai perenungan tentang yang ada.

Merenungkan tentang Ada itu mengakibatkan pembebasan. Persentuhan dengan sisi kebatinan (dalam bahasa kebudayaan sering disebut sebagai religi), menyebabkan manusia mampu menembus dasar-dasar Ada dan kehidupan beserta kosmosnya. Dan dalam kontak dengan dasar-dasar Ada itu manusia menghayati penebusannya, tak luput ritual upacara seperti Upacara Tabuik diyakini oleh masyarakatnya sebagai sarana pembebasan diri manusia atas segala bencana.

Nilai-nilai dan norma-norma seolah-olah merupakan polisi lalu lintas yang mengatur masyarakat. Bagi suatu masyarakat seperti masyarakat Pariaman kegiatan seperti inisiasi atau (upacara Tabuik) merupakan persimpangan lalu lintas, dimana kekuatan ilahiah dan pengaruh seorang pemimpin dalam sebuah masyarakat menjalankan fungsinya. Banyak mitos membicarkan tentang kematian dan perjalanan di akhirat; upacara penguburan dan pengusungan “Keranda”—simbol yang digunakan dalam upacara Tabuik—diyakini bisa menjamin perjalanan yang aman.

Kadang-kadang batas antara hidup dan mati sangat tipis, ada salah satu pemuka adapt yang mengatakan “barang siapa tidak melakukan kebiasaan masyarakatnya akan di kucilkan, dan barang siapa dikucilkan dari masyarakatnya sebetulnya dia telah mati, dan kematian fisik akan segera menyusul”.

Persoalannya adalah tidak semua norma dan nilai dapat dirumuskan dengan cermat; kitab-kitab hukum harus diperiksa kembali, setiap tradisi berada ditengah masyarakat yang selalu berkembang menuju kepada kemajuan. Nilai seringkali tersirat disamping juga tersurat dalam sebuah naskah yang tersimpan dengan rapi. Pengaruh pertalian antara masyarakat di suatu zaman dengan zaman berikutnya menurunkan tradisi yang sama, yang mewujudkan sistem nilai yang baru dan secara tidak langsung memiliki pola-pola kekuatan mistik.

Dalam masyarakat yang serupa dengan di Pariaman, nilai-nilai tak akan berubah dengan cepat seperti masyarakat modern di Barat. Pada masa-masa terakhir kita melihat misalnya bagaimana tradisi diturunkan dari satu generasi ke generasi berikutnya. Sisi bagian ini menunjukkan sebuah pola yang agak merujuk pada dimensi mistik yang berlaku di masyarakat setempat sebagai pilar kekuatan pertahanan budayanya.

Upacara Tabuik pada dasarnya merupakan simbol upaya manusia dalam memandang kesatuan alam sebagai sesuatu yang organis yang tidak dapat di pisahkan antara satu dengan yang lainnya. Tradisi tersebut menjadi salah satu mediasi manusia dalam berkomunikasi dengan alam dunia yang ada diluar indera manusia.

Bila kita membandingkan antara mitos religius dengan praktik magis, maka nampaklah perbedaan besar mengenai apa yang ditekankan. Dalam mitos manusia mengarahkan pandangannya dari dunia ini kepada dunia yang penuh kekuasaan yang lebih tinggi, dalam magi manusia bertitik tolak dari dunia penuh kekuasaan itu. Dengan perkataan lain, mitos lebih bersifat transenden, magi lebih bersifat imanen.

Atau lebih sederhana: mitos lebih mirip dengan pujaan religius, sedangkan magi lebih condong menguasai sesuatu lewat beberapa ke pandaian. Magi mau menangkis marabahaya, mempengaruhi daya-daya kekuatan alam, menguasai orang-orang lain sampai mau membunuh orang lain dengan menusuk-nusuk gambarnya misalnya. Dengan perkataan lain, tentu saja magi bertalian dengan mitos.

Konsep tentang yang ada telah menjadi suatu kepercayaan yang syarat akan makna dalam ritual upaca Tabuik ini, tampak pada pola pikir masyarakat pariaman yang mengakui adanya realitas dibalik alam dan hal itu di simbolkan dalam bentuk sesaji dan uborambenya yang terdapat dalam prosesi ritual tersebut.

 Kesimpulan

Upacara Tabuik di daerah Pariaman hingga kini masih eksis diperingati dan dilaksanakan pada TanggaL 1-10 Muharram tiap tahunnya. Pengkisahan peristiwa perang Karbala tetap ditampilkan. Pelaksanaan upacara sekarang tidak mengurangi arti nilai dan makna dari upacara yang diadakan sebelumnya. Teratur tanpa pengaruh unsur-unsur lain. Pengaruh modernisasi serta masuknya unsur-unsur budaya luar tidak menyebabkan pergeseran-pergeseran baik dalam bentuk, isi maupun fungsinya.

Pelaksanaannya masih memegang erat nilai-nilai luhur dengan penghayatan yang mendalam. Eksistensi upacara Tabuik secara tidak langsung telah menjadi subtansi penting dalam kehidupan masyarakat Pariaman. penggunaan sesaji dan segala macam uborambenya bukanlah termasuk perbuatan menyekutukan tuhan melainkan hanya sebagai ritual dalam menjaga keseimbangan kosmos sebagai ciptaan-Nya. Pawang, mantera-mantera maupun sesaji hanya merupakan syarat adat yang telah disepakati masyarakat Pariaman, akan tetapi disisi lain hal tersebut mengandung makna simbol sebagai sesuatu yang selaras dengan alam.

Pada akhirnya tradisi upacara Tabuik ini menekankan pada realitas tentang adanya kesatuan dengan yang- mutlak, eksistensi manusia sebagai sesuatu yang “hidup” yang berproses mencapai kesempurnaan di alam yang lain.

Upacara Tabuik selain berfungsi sebagai hiburan dan permainan anak nagari juga sebagai falsafah hidup masyarakat minangkabau khususnya daerah Pariaman selain itu dapat menjalin kekerabatan yang lebih kental dalam kehidupan sosial kemasyarakatan.

 DAFTAR PUSTAKA

Abdullah, Taufik, 1987. Adat Dan Islam : Suatu Tinjauan Tentang Konflik Di Minangkabau Dan Sejarah Masyarakat , Jakarta : Yayasan Obor.

Dibyasuharda, 1990, Dimensi Metafisik Dalam Symbol , Yogyakarta : Kanisius, Universitas Gadjah Mada.

Ernatib, Zusneli dan siti Rohanah. 2001. Upacara Tabuik di Pariaman : kajian Nilai Budaya dan Fungsi Bagi Masyarakat Pendukungnya . Padang : BKSNT.

Hamka,1982. Alam Takambang Jadi Guru , Adat Dan Kebudayaan Minangkabau , Jakarta : Grafiti Press.

Peursen, C.A. van. 1976. Strategi Kebudayaan. Alih bahasa oleh: Dick Hartoko. Kerjasama antara Penerbit Kanisius Yogyakarta dan BPK Gunung Mulia Jakarta.

Sudiarja, A, 1982. Manusia Dalam Dimensi Simbol , Jakata :Gramedia

Wulandary, Theresia. 2003. Skripsi Simbol Suran Masyarakat Dusun Tutup Ngisor Lereng Gunung Merapi, Yogyakarta : Fakultas Filsafat Universitas Gadjah Mada.

Administrasi dan Tata Usaha Sebagai Sumber Dana

ADMINISTRASI DAN TATA USAHA 

SEBAGAI SUMBER DANA

a. Pengertian Administrasi

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

Banyak pengertian administrasi yang dikemukakan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses social

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

b. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

1. Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

2. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

3. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. 

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

A.S. Moneir menyatakan bahwa cirri-ciri kantor adalah sebagai berikut :

1. Tempat atau bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlindung yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.

2. Jenis kegiatan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi, dan dokumentasi.

3. Terdapat alat-alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, mesin penghancur kertas, dan lain-lain, serta dilengkapi dengan peralatan kantor lainnya seperti meja, kursi, buku, rak buku, dan fasilitas kerja seperti listrik, lampu, AC, air dan telepon.

 Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :

1. Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

2. Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

3.  Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4.  Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5.  Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6.  Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

 Dengan mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mngersipkan dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy,  memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.

 

PENGELOMPOKAN DATA

PADA ORGANISASI

A. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya

1. Data Primer

Data primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data

1. Data Internal

Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

2. Data Eksternal

Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

 

C. Klasifikasi Dara Berdasarkan Jenis Datanya

1. Data Kuantitatif

Data kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain.

2. Data Kualitatif

Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain-lain.

D. Pembagian Jenis Data Berdasarkan Sifat Data

1. Data Diskrit

Data diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contohnya adalah berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.

2. Data Kontinyu

Data kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contohnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

 E. Jenis-jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya

1. Data Cross Section

Data cross-section adalah data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contohnya laporan keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya.

2. Data Time Series / Berkala

Data berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh data time series adalah data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari dari bulan ke bulan, dan lain-lain.

PENYIMPANAN DATA

Sistem penyimpanan data arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip. Penyimpanan data terbagi atas dua jenis, yaitu dalam bentuk arsip kertas dan arsip digital.

ARSIP KERTAS

- PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :

a. Stofmap folio (map berdaun)

b. Snelhechter (map berpenjepit)

c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)

d. Portapel (map bertali)

e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

3. Almari Arsip/ Filing Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

4. Rak Arsip

Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan

- TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1. Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip kertas : 

1. Pengumpulan Surat

Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. 

2. Memeriksa

Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

3. Mengindeks

Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. 
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. 

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

 Cara Mengindeks:

PT.Waringin Indeks Waringin PT

Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

4. Memberi Kode 

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya. 

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk. 

Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

5. Menyortir

Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

6. Menempatkan 

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. 

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Arsip Kertas :

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan

b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks

c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip

d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.

 

KESIMPULAN

Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mngersipkan dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy,  memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.

 

DAFTAR PUSTAKA

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/pengertian-tata-usaha.html 

http://fitra-ndut.blogspot.com/2009/01/blog-post.html

http://www2.jogjabelajar.org/modul/bisnis/administrasi_perkantoran/25_arsip_sistim_abjad/materi8.html 

http://sentotkoes.blogspot.com/2009/09/sistem-penyimpanan-dan-penemuan-kembali.html 

http://dickryant.blogspot.com/2011/07/peralatan-tata-cara-dan-prosedur.html